Что такое первичные документы бухгалтерского учета: виды

В каждой организации имеется документооборот, состоящий из входящей или исходящей корреспонденции, локальных актов и других важных бумаг. Первичная документация, посвященная бухгалтерскому учету, является одним из важных элементов документооборота. Такие документы используются для подтверждения расходных и приходных операций, а также для передачи информации о деятельности компании органам контроля. В нашей статье мы предлагаем обсудить первичные документы бухгалтерского учета, перечень документации и её классификацию.

Первичные документы бухгалтерского учета: основные особенности

К рассматриваемой категории относится вся документация, где зарегистрированы осуществленные хозяйственные операторы. Такие акты используются в качестве основания для внесения записей в бухгалтерский учет. Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод, что данные акты являются важным элементом управления организацией.

Четыреста второй Федеральный Закон содержит в себе различные нормы, регулирующие порядок составления первичных документов. Согласно данным нормам, «первичка» используется для взаимодействия с органами контроля. С помощью данных актов компания может подтвердить правильность осуществления финансовых расчетов. На основе таких расчетов определяется величина налогооблагаемой базы. Помимо этого, такие документы могут использоваться в качестве доказательств вины или невиновности в ходе судебных разбирательств.

Довольно интересен тот факт, что в действующих законах отсутствует порядок, регламентирующий форму ведения первичных актов. Это означает, что каждая компания может самостоятельно выбирать способ их оформления. Такой подход существенно упрощает сам процесс составления бумаг и повышает эффективность документооборота.

Какие бухгалтерские документы являются «первичкой»

В действующих законах приводится перечень документов, относящихся к рассматриваемой категории. Этот список утверждается органами контроля. Давайте узнаем, что относится к первичным документам бухгалтерского учета:

1. Договора и соглашения, заключенные с контрагентами, поставщиками или финансовыми учреждениями.
2. Товарные накладные и счета.
3. Расчетные ведомости, акты приема-передачи и кассовая документация.

Принятая классификация первичных документов

Существует несколько разных видов первичной документации, где каждый тип бумаги зависит от цели ее использования. Специалисты в области бухгалтерского учета предпочитают использовать классификацию, подразделяющую все документы на две группы: внешние и локальные акты. Локальные акты используются лишь во внутреннем документообороте организации и используются для урегулирования различных споров. Такие акты действуют лишь внутри предприятия и используются для повышения эффективности хозяйственной деятельности.

Входящая корреспонденция и бумаги, которые оформляются с целью передачи третьим лицам, классифицируются как внешняя документация. Одним из основных отличий локальных актов является их подразделение на три отдельных группы. К первой группе относятся организационные бумаги. В таких актах указываются сведения, которые должны быть распространены среди работников конкретной организации. Такие бумаги используются для передачи распоряжений определенным лицам, которые должны выполнить поставленные им условия. Одним из примеров таких бумаг являются приказы руководства.

Ко второй категории относятся все исполнительные бумаги. В таких актах отображаются все проведенные хозяйственные операции и их результат. К последней группе относится документация бухгалтерского оформления. С помощью таких актов систематизируется информация, содержащаяся в иных бумагах. Применение данных актов способствует созданию системы, контролирующей порядок ведение документооборота. Следует отметить, что бумаги этой категории могут иметь как исполнительный, так и организационный характер.

Используемые регистры для «первички»

Рассмотрев основные виды первичных документов в бухгалтерском учете, следует перейти к разговору об учетных регистрах. Такие регистры используются для фиксирования информации, указанной в первичных документах. Этот элемент бухгалтерского учета является своеобразным носителем, где собрана вся информация, связанная с конкретным видом хозяйственной деятельности. Регистры могут быть представлены в виде учетных карт и регистрационных журналов. Существует три отдельных способа ведения регистров.

Первый способ предполагает соблюдение хронологической последовательности. Это означает, что все произошедшие события фиксируются с учетом даты проведения операции. По мнению специалистов, составление подобных актов является самым сложным элементом бухгалтерского дела. Второй способ предполагает систематизацию информации на основе разных экономических параметров. Как правило, учитывается эффективность отдельных видов сделок с учетом текущей величины дохода и затрат. В качестве примера такого регистра можно привести кассовую книгу. Существуют и комбинированные регистры, обладающие обоими признаками, что относятся к третьему варианту составления первичных документов.

Бухгалтерские требования к оформлению первичной документации

Как уже было сказано выше, существует отдельный закон, регламентирующий оформление «первички». Такие документы не должны содержать пунктуационные либо грамматические ошибки, а также опечатки. В случае выявления недочетов органы контроля могут отказать в приеме документации.

Повторное допущение ошибок может привести к наложению штрафных санкций на организацию.

Какие пункты необходимо показывать в «первичке»

В действующем законодательстве отсутствует регламент, обязующий организации придерживаться определенного стиля оформления первичных документов. Но существует ряд правовых норм, регулирующих содержание подобной документации. Согласно четыреста второму Федеральному Закону, «первичка» должна содержать наименование акта и информацию о его составителе.

Кроме этого, указываются реквизиты организации, проведенные хозяйственные операции. К этим сведениям прилагаются финансовые расчеты. Заполненный акт должен содержать подписи руководителей компании и отметку с датой его составления. Вышеперечисленные пункты являются обязательной частью как локальных, так и внешних документов.

Как правильно оформлять первичные документы

Существует ряд отдельных требований к порядку оформлению первичной документации. Такие акты могут быть распечатаны на компьютере или быть написаны от руки. Основанием для создания документа является необходимость отражения планируемых операций, связанных с хозяйственной деятельностью. В некоторых случаях бухгалтеры могут составить такие бумаги после заключения сделки. При указании денежных сумм используются как числовые, так и буквенные обозначения. Это означает, что возле каждой цифры должно стоять ее письменное обозначение.

Отдельного внимания заслуживает порядок указания реквизитов. Действующие нормы законодательства запрещают оставлять в первичных документах пустые строки. При необходимости пропуска определенного пункта в данной графе ставится прочерк. Отказ от соблюдения вышеперечисленных рекомендаций может привести к негативным последствиям. Сотрудники контролирующих инстанций могут отказаться от приема акта, усомнившись в его достоверности.

Действия бухгалтера при допущении ошибки в оформлении первичных бумаг

Первичные документы бухгалтерского учета – это основные бумаги, связанные с деятельностью компании. При их составлении могут быть допущены различные ошибки и неточности. Нормы закона запрещают использование штриховки и корректоров для исправления допущенных ошибок. Исправить ошибки можно следующими способами:

1. Контурные коррективы. Вся недостоверная информация должна быть перечеркнута тонкой линией. Новые сведения указываются рядом с зачеркнутыми словами. Документ получит юридическую силу лишь при наличии отметки «исправленному верить». Еще одним требованием к документу является указание должностного лица, внесшего поправки.
2. Дополнительные записи. Такая методика применяется в тех случаях, когда стоимость сделки фиксируется с заниженными экономическими параметрами. Включение дополнительных проводок позволяет избавиться от необходимости составлять приложение к документу или оформлять новый акт.
3. Сторнировка. Эта методика предполагает исправление ошибок при помощи отрицательных значений. Для этого нужно продублировать ошибку с помощью красных чернил. Рядом с такой записью указывается актуальная информация.

Выбор конкретного метода внесения корректив зависит от ситуации. В случае с финансовыми документами, исправление методом внесения контурных корректив нецелесообразно. В этом случае рекомендуется вносить в акт дополнительные записи.

Сколько времени должны храниться первичные документы

В двадцать девятой статье четыреста второго Федерального Закона приводится порядок хранения «первички» на территории организации. Срок хранения таких документов равен пяти годам с момента окончания отчетного периода. Этот порядок зафиксирован в пятьсот пятьдесят восьмом Приказе Министерства Культуры.

В течение вышеуказанного отрезка времени представители органов контроля могут отправить запрос на предоставление документации. Компания обязана выполнить данные требования органов контроля. После истечения вышеупомянутого отрезка времени документы могут быть переданы в архив или уничтожены согласно нормам делопроизводства.

Выводы

В данной статье мы обсудили вопрос о том, что такое первичные документы бухгалтерского учета. Акты, относящиеся к этой категории, играют важную роль в хозяйственной деятельности компании. С помощью таких документов указываются все операции, совершенные конкретной организацией.